Vraag en antwoord
De meest gestelde vragen en antwoorden zijn in de volgende rubrieken ondergebracht:
• Aangesloten partijen
• Gebruik signaleringssysteem Zorg voor Jeugd
• Ketencoördinatie
• Landelijke ontwikkelingen
• Over het signaleringssysteem Zorg voor Jeugd
• Privacy
• Relatie gezin en omgeving
• Signaleren/zorgmeldingen
• Verbetering ketensamenwerking
• Werkdruk/administratie
Deze vragen en antwoorden worden telkens geactualiseerd. Staat de informatie die u zoekt er niet tussen? Neem dan contact op met de regiobeheerder.
Aangesloten partijen
Voor welke organisaties in het signaleringssysteem Zorg voor Jeugd bedoeld?
Alle organisaties die hulp verlenen aan jeugdigen of die professioneel betrokken zijn bij jeugdigen doen in principe mee in het systeem. Het is wel zo dat organisaties die geen hulp verlenen aan jeugdigen, zoals onderwijs en politie, alleen signalen afgeven in het systeem. Organisaties die het verlenen van hulp aan jeugdigen als kerntaak hebben, kunnen naast het afgeven van signalen ook de ketencoördinatie uitvoeren. Het systeem kan pas verantwoord worden ingezet als er met de hulpverlenende instellingen afspraken zijn gemaakt over de ketencoördinatie. Ook met de instellingen die signalen afgeven aan het systeem moet nauwgezet worden overlegd wie in aanmerking komt voor het geven van signalen.
In eerste instantie worden de volgende instellingen aangesloten op het systeem in Brabant.
GGD, Bureau Jeugdzorg, Maatschappelijk werk, Jeugdgezondheidszorg, Stichting MEE, Veiligheidshuis, Novadic Kentron, Instellingen voor jeugdzorg, GGZ-instellingen, REC, ROC, RMC, Halt, Politie, Justitie, Ziekenhuizen, peuterspeelzalen, kinderdagverblijven, basisonderwijs, voortgezet onderwijs, leerplicht lokaal, jongerenwerk, huisartsen.
Kunnen de instellingen voor Buitenschoolse Opvang (BSO) als signaleerder worden aangesloten?
Ja, dat kan zeker. Dat is ook de bedoeling.
Is er een rechtstreekse koppeling mogelijk met het schooladministratie en/of het leerlingvolgsysteem?
Dat kan op zich wel maar dat wordt niet gedaan. Er worden alleen koppelingen gerealiseerd met instellingen die zorg bieden aan jeugdigen. Vanuit het leerlingvolgsysteem zouden wel signalen kunnen worden gegeven. Dat kan met een koppeling als het leerlingvolgsysteem beschikt over een functie waarmee signalen worden afgegeven.
Hoe kan een peuterspeelzaal zonder pc worden aangesloten?
Peuterspeelzalen worden benaderd met de vraag of en hoe zijn willen aansluiten op het systeem. Wie zelfstandig signalen wil afgeven, moet gebruik maken van een pc en aansluiting op internet. Dat kan ook vanuit een privé-situatie of een andere werkplek, omdat het signaleringssysteem een internettoepassing is en met een wachtwoord wordt ingelogd.
Wordt Zorg voor Jeugd in alle gemeenten in Noord-Brabant tegelijk ingevoerd?
Ja.Tussen mei en oktober 2008 zijn alle gemeenten binnen de provincie aangesloten op het systeem.
Onder ‘Aangesloten instellingen’ op deze website kunt u zien welke instellingen zijn angesloten en welke nog niet.
Ben ik als school verplicht om aan te sluiten?
Nee, dat is geen verplichting.
Wie werken er op dit moment al met het signaleringssysteem?
Het systeem draait op dit moment in heel Noord-Brabant.
Ook de gemeente Dordrecht en de omliggende Drechtsteden gebruiken het systeem. Dat geldt eveneens voor de Hoeksche Waard en voor de provincie Groningen.
Gebruik signaleringssysteem Zorg voor Jeugd
Ik kan niet inloggen in Zorg voor Jeugd? Wat moet ik doen?
Om Zorg voor Jeugd te kunnen gebruiken is een verbinding met internet noodzakelijk. Hierbij moet het mogelijk zijn om over https (secure http) te communiceren. Zorg voor Jeugd is ontwikkeld voor Microsoft Internet Explorer versie 6.0 of hoger.
Als u internet explorer 6.0 of hoger gebruikt en het onderstaande plaatje verschijnt niet, dan kunnen er 3 zaken aan de hand zijn:
Figuur 1: Openingsscherm Zorg voor Jeugd
Optie 1)
Het eerste probleem is dat u de verkeerde website heeft ingevoerd.
Het adres is https://izorgvoorjeugd.nl/zvj/
Alle karakters dienen exact overgenomen te worden.
Optie 2)
Als het adres goed is dan kan het zijn dat een instelling van uw browser niet goed staat. Binnen de browser moeten de gebruikers bij Internet Opties –> Geavanceerd –> Instellingen de opties gebruik SSL 2.0 en gebruik SSL 3.0 aangevinkt hebben (zie figuur 2).
Figuur 2: Instelling browser
Optie 3)
Een derde optie die minder waarschijnlijk is:
De organisatie moet toestaan dat de gebruikers ( = lees hulpverleners/ coördinatoren/ beheerders/etc. ) over poort 443 mogen communiceren. Dit is de poort welke Secure Sockets Layer ( een encryptie protocol ) toestaat, oftewel “https://…” in plaats van “http://…”.
Het plaatje verschijnt wel, maar u krijgt onderstaande foutmelding tijdens het inloggen:
Figuur 3: Aanmeldscherm Zorg voor Jeugd
Deze foutmelding betekent dat uw gebruikersnaam niet bekend is bij Zorg voor Jeugd. Als uw gebruikersnaam bekend is en u springt naar het wachtwoord veld dan verschijnt automatisch de naam van de organisatie.
Als uw gebruikersnaam of wachtwoord niet bekend is dan dient u contact op te nemen met uw instellingsbeheerder of de regiobeheerder.
ls de naam van de organisatie wel verschijnt maar u krijgt toch een foutmelding dan is uw wachtwoord niet correct en dan dient u contact op te nemen met uw instellingbeheerder of de regiobeheerder om een nieuw wachtwoord te vragen.
Ketencoördinatie
Wat wordt verstaan onder ketencoördinatie?
Onder ketencoördinatie wordt verstaan alle activiteiten gericht op het regisseren, verbinden, afstemmen en bewaken van de organisatie en uitvoering van de hulpverlening aan een jeugdige op het moment dat in het kader van Zorg voor Jeugd meerdere instellingen betrokken zijn bij een en dezelfde jeugdige. Ketencoördinatie heeft als doel om een adequaat hulpaanbod te geven aan de jeugdige en (vroegtijdige) risico’s te voorkomen. De verdeling van verantwoordelijkheden en bevoegdheden is formeel vastgelegd in het convenant Zorg voor Jeugd. Daarin is ook geregeld wie in eerste instantie door het systeem wordt aangewezen voor het uitvoeren van de ketencoördinatie en welke spelregels de ketencoördinator in acht moet nemen.
Wat zijn de taken van de ketencoördinator?
Indien twee of meer instellingen bij een jeugdige betrokken zijn, is ketencoördinatie van toepassing. Uitgangspunt van de ketencoördinatie is dat deze zo vroeg mogelijk wordt ingezet en niet zwaarder is dan noodzakelijk. De verantwoordelijke ketencoördinator beoordeelt of en zo ja, welke maatregelen uitgevoerd moeten worden om de risico’s van de jongere te beperken. Op grond van deze notitie is een takenpakket opgesteld voor de functie ketencoördinator.
Deze functionaris is verantwoordelijk voor de volgende taken:
• De ketencoördinator analyseert de problematiek op basis van de uitgewisselde signalen en/of ketenregistraties. Op basis van deze analyse stelt de coördinator vast of daadwerkelijk de ketencoördinatie moet worden geactiveerd. Als dat het geval is checkt de ketencoördinator in overleg met de betrokken partijen in de keten of hij/zij inderdaad de ketencoördinatie moet uitvoeren. In veel gevallen zal dat het geval zijn;
• de ketencoördinator stelt een plan van aanpak op over de jeugdige, in overleg met de betrokken hulpverleners, maakt afspraken met de betrokken hulpverleners en verbindt daaraan termijnen;
• de ketencoördinator voert de regie over het plan van aanpak;
• de ketencoördinator houdt gemaakte procedurele afspraken bij in een systeem, waarbij betrokken hulpverleners, start- en beoogde einddatum genoemd worden;
• de ketencoördinator coördineert de informatie-uitwisseling tussen betrokken hulpverleners;
• de ketencoördinator verzorgt een efficiënte en adequate terugkoppeling naar signaalgevers;
• de ketencoördinator verzorgt een efficiënte en adequate informatie-uitwisseling met de jeugdige en/of het gezin;
• de ketencoördinator monitort de verleende hulp, en stelt het plan van aanpak – indien nodig – bij;
• de ketencoördinator toetst het nakomen van gemaakte afspraken en neemt de benodigde stappen wanneer afspraken niet worden nagekomen;
• de ketencoördinator beëindigt de ketencoördinatie zodra er geen hulpverlener meer betrokken is bij de jeugdige;
• de ketencoördinator verwijdert signalen wanneer deze kennelijk onjuist zijn na overleg met betrokken hulpverlener;
• de ketencoördinator meldt de jeugdige af in het systeem zodra de ketencoördinatie is beëindigd;
• de ketencoördinator krijgt hiertoe de volgende bevoegdheden:
– de ketencoördinator wordt door zijn werkgever in staat gesteld de taken uit te voeren, zoals in convenant omschreven;
– de ketencoördinator is door partijen gemandateerd om hulpverleners van convenantpartijen aan te sturen met het oog op het plan van aanpak.
De ketencoördinator moet in ieder geval beschikken over de volgende kwalificaties:
Een professional met een HBO- werkniveau en denkniveau die:
• een plan van aanpak kan maken;
• een bijeenkomst kan leiden van betrokken hulpverleners;
• regie over het plan van aanpak kan voeren;
• andere hulpverleners kan aanspreken en aansturen;
• inzicht heeft in de lokale sociale kaart;
• inzicht heeft in het verloop van hulpverleningsprocessen;
• mensen kan enthousiasmeren en motiveren;
• indien noodzakelijk contact met de jeugdige zijn ouders en/of verzorgers opneemt om het hulpverleningstraject op gang te brengen en verbindend kan werken;
• die binnen zijn of haar organisatie een positie bekleedt waarvan collega’s ketencoördinatie accepteren.
Hoe is de kwaliteit van de ketencoördinatie gewaarborgd? Want daar staat of valt het hele systeem mee.
De kwaliteit van de ketencoördinatie is als volgt gewaarborgd:
• De taken en kwalificaties van de ketencoördinator zijn vastgelegd.
• Er is een werkmethodiek en training ontwikkeld voor de ketencoördinator.
• De implementatie is in nauw overleg met de directies van de instellingen georganiseerd.
• Door monitoren kunnen gemeenten zien of afspraken worden nagekomen.
• Wanneer een ketencoördinator zijn of haar taken niet volgens afspraken uitvoert zullen de betrokken hulpverleners en signaalgevers de ketencoördinator daarop aanspreken. Het systeem heeft een “zuiverende” werking.
Wat gebeurt er als de betrokken hulpverleners bij één jeugdige het niet eens zijn over de aanpak?
In het convenant is een escalatieprocedure opgenomen, waarin is vastgelegd hoe de ketencoördinator moet handelen als hulpverleners het onderling niet eens worden.
Escalatieprocedure
Indien de Ketencoördinator door verschil van mening met de betrokken hulpverleners niet in staat is een plan van aanpak op te stellen c.q. uit te laten voeren stelt de ketencoördinator de escalatieprocedure in werking. De procedure die wordt gehanteerd is de volgende:
1. de Ketencoördinator schakelt zijn directie in;
2. de directie van de Ketencoördinator schakelt binnen twee werkdagen de betrokken directies in met het doel heldere afspraken te maken over het hulpaanbod en de inspanningsverplichtingen van de deelnemende instellingen. De directeuren van de deelnemende instellingen komen binnen twee werkdagen tot een uitspraak;
3. Indien de directeuren niet binnen twee werkdagen tot overeenstemming komen, legt de directie van de ketencoördinerende instelling de knelpunten binnen twee werkdagen voor aan de portefeuillehouder jeugd van de betreffende gemeenten;
4. de portefeuillehouder legt zijn uitspraak binnen twee werkdagen als opdracht terug bij de verantwoordelijke directeur;
5. de verantwoordelijke directeur informeert dezelfde dag de betrokken directieleden;
6. de verantwoordelijke directeur geeft dan ook de Ketencoördinator de opdracht het besluit uit te voeren in goed overleg met de betrokken hulpverleners.
NB: Bureau Jeugdzorg heeft de doorzettingsmacht wanneer het om een klant van Bureau Jeugdzorg gaat uit de sector Jeugdbescherming of Jeugdreclassering. De portefeuillehouder heeft de doorzettingsmacht als het gaat om een klant van Bureau Jeugdzorg uit de Toegang.
Is de escalatieprocedure adequaat genoeg als er echt stappen ondernomen moeten worden?
De escalatieprocedure is adequaat ingericht. De processtappen, de tijdlimieten en de betrokken functionarissen zijn nauwgezet omgeschreven. De praktijk zal duidelijk maken of de procedure echt zal werken.
Gaat ketencoördinatie niet ten koste van de uitvoeringscapaciteit van het zorgteam (maatschappelijk werk)?
Op dit moment is niet inzichtelijk te maken of de taak ketencoördinatie meer capaciteit zal vragen aan een instelling. Het feit dat instellingen in de keten elkaar sneller en directer kunnen vinden levert ook tijdwinst op.
Legt het systeem ook vast welke (vervolg)acties zijn uitgezet en of die acties ook zijn uitgevoerd?
Ja, maar dit is alleen te volgen door de hulpverleners en signaalgevers die betrokken zijn bij de jeugdige.
Landelijke ontwikkelingen
Wat is de relatie tussen het signaleringssysteem Zorg voor Jeugd en de Verwijsindex Risicojongeren?
Deze landelijke Verwijsindex Risicojongeren registreert risicomeldingen over jongeren van 0 tot 23 jaar. De lokale/regionale systemen, zoals het signaleringssysteem Zorg voor Jeugd, zijn aangesloten op deze index. Wanneer er signalen worden afgegeven over een jeugdige buiten de grenzen van een gemeente of regio waar de jeugdige woont, dan geeft de landelijke verwijsindex deze signalen door naar de lokale/regionale systemen.
In tegenstelling tot de lokale/regionale systemen regelt de landelijke index geen coördinatie van zorg in de keten. Hierover moeten afspraken worden gemaakt op lokaal of regionaal niveau.
Is het signaleringssysteem Zorg voor Jeugd hetzelfde als het Elektronisch Kinddossier (EKD)?
Het EKD bevat informatie over het kind, de gezinssituatie en de omgeving volgens het motto: geen kind buiten beeld.
Het gaat hierbij om zogenoemde ‘wat’-informatie.
Zover gaat het Zorg voor Jeugd systeem niet. Wij beginnen bij de basis met een heel eenvoudige methode waarmee zorginstellingen kunnen zien welke ketenpartners nog meer bij hun cliënt betrokken zijn. Vanzelfsprekend is er bij de ontwikkeling van het signaleringsysteem Zorg voor Jeugd rekening mee gehouden dat het systeem de flexibiliteit heeft om in een later stadium in omvangrijker projecten te worden ingepast.
Over het signaleringssysteem Zorg voor Jeugd
Wat is het signaleringssysteem Zorg voor Jeugd?
Het signaleringssysteem Zorg voor Jeugd is bij uitstek een instrument dat gerichte ondersteuning biedt om de coördinatie van zorg in de keten te versterken. Met het systeem worden problemen bij kinderen en jongeren in de leeftijd van 0 – 23 jaar in een vroegtijdig stadium gesignaleerd, waarna de coördinatie van zorg in de keten wordt georganiseerd en hulp op elkaar wordt afgestemd.
Hoe is het signaleringssysteem Zorg voor Jeugd ontwikkeld?
Het signaleringssysteem Zorg voor Jeugd is ontwikkeld door de gemeente Helmond ontwikkeld in samenwerking met 13 directies. Dit is gebeurd door vooral veel te luisteren en samen te werken. In meerdere fasen van het ontwikkelingsproces zijn directies van instellingen, professionals en vertegenwoordigers van de gemeente bij elkaar gekomen om na te denken over doelen, functies, randvoorwaarden en uitgangspunten. Dat geldt zowel voor de ontwikkeling van de aanpak, als voor de bouw van het systeem. In een proeftuin is het systeem getest. De testresultaten zijn verwerkt in een definitieve versie die nu beschikbaar is voor de markt. Omdat managers en hulpverleners direct betrokken zijn geweest bij de realisatie van het systeem sluit het systeem goed aan op de dagelijkse praktijk. Er is bovendien goed gekeken naar de ervaringen die in het land met andere initiatieven is opgedaan.
Wie werken er op dit moment al met het signaleringssysteem Zorg voor Jeugd?
Het systeem draait op dit moment in heel Noord-Brabant.
Ook de gemeente Dordrecht en de omliggende Drechtsteden gebruiken het systeem. Dat geldt eveneens voor de Hoeksche Waard en voor de provincie Groningen.
Voor welke organisaties is het signaleringssysteem Zorg voor Jeugd bedoeld?
Alle organisaties die hulp verlenen aan jeugdigen of die professioneel betrokken zijn bij jeugdigen doen in principe mee in het systeem. Het is wel zo dat organisaties die geen hulp verlenen aan jeugdigen, zoals onderwijs en politie, alleen signalen afgeven in het systeem. Organisaties die het verlenen van hulp aan jeugdigen als kerntaak hebben, kunnen naast het afgeven van signalen ook de zorgcoördinatie uitvoeren.
Wat gebeurt er als de betrokken hulpverleners bij één jeugdige het niet eens zijn over de aanpak?
In het convenant is een escalatieprocedure opgenomen, waarin is vastgelegd hoe de zorgcoördinator moet handelen als hulpverleners het onderling niet eens worden.
Wanneer gaat een jeugdige weer uit het signaleringsysteem Zorg voor Jeugd?
In elk geval op twee momenten: als de jeugdige 24 jaar is geworden en als de zorgcoördinator beslist dat een casus kan worden afgesloten (adequate hulpverlening is dan geboden). Een signaalgever of ketenpartner kan ten alle tijde zijn/haar eigen signaal of ketenregistratie voorzien van een einddatum
Legt het systeem ook vast welke (vervolg)acties zijn uitgezet en of die acties ook zijn uitgevoerd?
Ja, maar dit is alleen te volgen door de hulpverleners en signaalgevers die betrokken zijn bij de jeugdige.
Hoe zijn de reacties van professionals die al met Zorg voor Jeugd werken?
Uiterst positief. Dat is gebleken uit een gehouden draagvlakonderzoek in Helmond.
Kunnen ouders/verzorgers bezwaar indienen tegen registratie in Zorg voor Jeugd?
Ja, dat kan bij de gemeente waar het signaal is afgegeven. Het bezwaarschrift kunt u indienen bij het College van Burgemeester en Wethouders van de betreffende gemeente.
Wat als een gezin hulp weigert. Dat overstijgt dan toch Zorg voor Jeugd?
Ja, dat is zo. De verantwoordelijk zorgcoördinator zal dat dan wel moeten vastleggen in het cliëntsysteem van de betreffende instelling.
Wat gebeurt er als een kind buiten de gemeente of zelfs buiten de Drechtsteden en AV-gemeenten naar school gaat?
In de Drechtsteden en AV-gemeenten worden alle ketenregistraties en signalen opgeslagen in één database. Dat is dus geen probleem. Wanneer buiten de Drechtsteden en AV-gemeenten signalen worden afgegeven over hetzelfde kind zal de landelijke verwijsindex (VIR) in de toekomst de relatie leggen tussen het de signalen.
Privacy
Worden er met het systeem privacyregels geschonden?
Nee, er worden geen privacyregels geschonden. Het systeem geeft alleen zogenoemde ‘dat’-informatie door. Dat betekent dat alleen gemeld wordt dat er een contact is met een jeugdige en dat er een situatie is met een bepaalde risicograad. Over de inhoud van het contact en het risico wordt geen informatie uitgewisseld. Overigens is het systeem aangemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP). Het college en de helpdesk van het Ministerie van Justitie is ook geconsulteerd over het systeem. Daarnaast hebben juristen van de gemeente Helmond, waar het signaleringsysteem Zorg voor Jeugd is ontwikkeld, het systeem doorgelicht.
In opdracht van de provincie Noord-Brabant is een extra toets uitgevoerd door juristen. Klik hier voor de resultaten van deze toets.
Welke cliënten/jeugdigen komen in het systeem?
De jeugdigen (0-23) die met een hulpvraag worden geregistreerd bij de instellingen, worden (handmatig of geautomatiseerd) opgenomen in de database van Zorg voor Jeugd. Daarmee ziet een instelling automatisch of er ook andere instellingen betrokken zijn. Daarnaast kunnen hulpverleners signalen registreren in het systeem. Zowel bij de signaalregistratie en als bij de registratie van de hulpvraag wordt met behulp van het systeem geverifieerd of deze jeugdige als zodanig ook bekend is in de gemeente of de regio.
Mag je toch een signaal afgeven als de ouders en/of de jeugdigen het daar niet mee eens zijn?
In het privacy-advies staat duidelijk vermeld dat het informeren van ouders/wettelijke vertegenwoordigers toereikend is. Als u dat noodzakelijk vindt, kunt u ook een signaal afgeven als de ouders het daar niet mee eens zijn.
In het convenant is geregeld hoe ouders/wettelijke vertegenwoordigers bezwaar kunnen maken als zij het hier niet mee eens zijn.
Is het mogelijk om de manager/coördinator Centrum voor Jeugd en Gezin volledig inzage te geven in de ketenregistraties en signalen van jeugdigen van de betreffende woonplaats?
Binnen Zorg voor Jeugd kan men alleen bij jongeren kijken indien men zelf een signaal of ketenregistratie heeft.
Het is dus niet mogelijk hulpverleners inzage te geven in signalen en ketenregistraties bij jongeren. De huidige regelgeving biedt daarvoor geen ruimte. Wellicht biedt de wetgeving die in ontwikkeling is, wel meer ruimte.
Mogen collega’s van dezelfde instelling inzage hebben in de signalen en ketenregistraties die door de collega’s van de instelling zijn geregistreerd in Zorg voor Jeugd?
Collega’s uit dezelfde instelling mogen daarvan kennis nemen onder de voorwaarde dat de bedrijfsvoering binnen de instelling zodanig is ingericht dat alleen collega’s deze signalen en ketenregistraties kunnen waarnemen die daar vanuit hun professie belang bij hebben.
Relatie gezin en omgeving
Kan iemand ook een signaal afgeven als er iets “mis” is met de ouder(s) (bijvoorbeeld psychiatrie of verslaving)?
Ja, dit kan maar dan moet het signaal ingevoerd worden op de naam van het kind. Ook hier geldt: op het moment dat een hulpverlener van mening is dat er mogelijk risico’s ontstaan voor een jeugdige, wordt een signaal afgegeven over de jeugdige.
Is het niet zinvol om ook de broertjes en zusjes van een jeugdige te registreren?
Dat is zeker zinvol, maar het wordt door het systeem niet opgelegd. Het is aan de beoordeling van de hulpverlener om te beslissen of er een relatie gelegd moet worden met een van de familieleden of andere betrokkenen in de omgeving van de jeugdige. Vastgelegd wordt om welke relatie het gaat, welke hulpverlener de relatie heeft gelegd en op welke datum. Wederom wordt geen enkele ‘wat’-relatie gelegd.
Op het moment dat het systeem twee zorgcoördinerende instellingen vast legt in één gezin ontvangen de zorgcoördinerende instellingen een bericht dat nader afstemming over de zorgcoördinatie noodzakelijk is.
Daarmee wordt een vroegtijdige afstemming gewaarborgd op het moment dat in één gezin twee zorgcoördinatoren door het systeem worden aangewezen.
Wat gebeurt er bij meldingen van twee jeugdigen uit één gezin?
Indien er twee kinderen worden gemeld uit hetzelfde gezin wordt er geen automatische koppeling gelegd. Iedere casus staat apart.
Het systeem geeft wel een signaal op het moment dat er in één gezin twee zorgcoördinerende instellingen worden geregistreerd. Op het adres is dan wel zichtbaar in Zorg voor Jeugd dat er ketenregistraties/signalen zijn van twee kinderen uit één gezin.
Hoe kunnen verontrustende omgevingsfactoren in het systeem gezet worden zoals bijv. ernstige problemen van ouders? Dan is er met het kind zelf eigenlijk niets aan de hand maar maakt men zich wel zorgen of het kind een veilig thuis heeft.
In dit soort situaties kan er wel een risicosignaal voor het kind in het systeem worden afgegeven. Daarnaast kunnen relaties worden aangevinkt, in dit geval dus de ouders. De zorgcoördinator wordt getraind om signalen in te kunnen schatten.
Signaleren/zorgmeldingen
Het systeem biedt hulpverleners de mogelijkheid om een ‘alarmbel’ af te laten gaan over een specifieke jongere. Hoe gaat dat in zijn werk? Wie bepaalt wanneer iets een risico is en wanneer niet?
Het systeem biedt professionals en hulpverleners de mogelijkheid hun zorg over een jongere door middel van een signaal kenbaar te maken aan ketenpartners. Een signaal is 2 jaar geldig. Er wordt bij afgifte van het signaal automatisch een einddatum opgevoerd van 2 jaar na afgifte.
Het is altijd aan de professionaliteit en de verantwoordelijkheid van de hulpverlener/professional zelf om de afweging te maken een signaal wel of niet af te geven.
Hoe weet de signaalgever of een signaal afgegeven moet worden?
Voor de signaalgevers is een korte handwijzer opgesteld waarin op een eenvoudige wijze is vastgelegd hoe de signaalgever moet omgaan met het afgeven van signalen. Deze handwijzer is beschikbaar voor deelnemende instellingen.
Als er een match wordt gemaakt, is er contact tussen signaalgevers en de zorgcoördinator. In dat overleg wordt vervolgens informatie gedeeld over het signaal.
Zie tevens www.meldcriteria.nl.
Hoe worden de signalen opgevolgd?
De betrokken ketenpartners zullen in onderling overleg afstemmen hoe de signalen worden opgevolgd. Het signaleringssysteem Zorg voor Jeugd wijst automatisch een organisatie aan die de zorgcoördinatie op zich neemt wanneer meer dan één instelling is betrokken. De zorgcoördinator is verantwoordelijk voor het opvolgen van de signalen en voor de onderlinge afstemming van de signalen. De automatische aanwijzing is gebaseerd op de afspraken die met de betreffende instellingen zijn gemaakt in het kader van het convenant zorgcoördinatie.
Is een signaal hetzelfde als een melding bij het AMK?
Het signaleringssysteem Zorg voor Jeugd is vooral gericht op het vroegtijdig signaleren van risico’s bij jeugdigen. De melding bij het AMK (Advies- en Meldpunt Kindermishandeling) blijft dus bestaan en dient door iedereen conform de richtlijnen te worden uitgevoerd.
Uitgangspunt dat dubbel melden vooralsnog de meest aangewezen weg is (uiteindelijk komen deze 2 meldingen toch bij elkaar omdat in dit geval de ketencoördinatie toch bij Bureau Jeugdzorg terecht komt).
De provincie Noord-Brabant bereidt momenteel een nieuw centraal meldpunt voor spoedeisende hulp voor.
Hoe is de follow-up van signalen geregeld op scholen en peuterspeelzalen tijdens schoolvakanties?
Als de school/peuterspeelzaal vanwege vakantie gesloten is, worden er vanzelfsprekend ook geen signalen afgegeven.
Hoe de school/peuterspeelzaal de bereikbaarheid geregeld heeft rondom crisissituaties is een interne aangelegenheid.
De ketencoördinerende organisaties hebben dan de verplichting om, gegeven de situatie, te handelen.
Mag je anoniem signalen afgeven?
Nee, je kan alleen als gebruiker signalen afgeven in Zorg voor Jeugd. Dat is nooit anoniem.
Wat te doen als je je ernstig zorgen maakt over een kind?
De signaalgever is bij het afgeven van een urgent signaal over een jeugdige verplicht zelf direct telefonisch contact te leggen met de ketencoördineerde instelling.
Als het een eerste signaal over een kind betreft, dan moet je als signaalgever handelen zoals je altijd doet. Bijvoorbeeld een melding bij het AMK doen als het om kindermishandeling gaat.
Als bijvoorbeeld een school een signaal wil afgeven over een jeugdige en er zijn nog geen signalen of ketenregistraties van deze jeugdige. Wat gebeurt er dan?
Dan moet de signaalgever, zoals ook nu het geval is, zelf actief handelen en contact leggen met bijvoorbeeld maatschappelijk werk/thuiszorg e.d.
Het signaal blijft wel in het systeem. Het systeem geeft ook een bericht terug aan de signaalgever, waarin staat dat er geen andere instellingen betrokken zijn en dat het initiatief van handelen dus ligt bij de signaalgever.
Wat gebeurt er als twee organisaties een (eerste) signaal afgeven?Bijvoorbeeld PSZ en de school. Ziet dan de ene instelling dat er een eerder signaal is geweest en door wie?
En wordt dan automatisch een ketencoördinator aangewezen volgens de beslisregels. De beide instellingen die het signaal hebben afgegeven, krijgen hierover een email. Bovendien zien ze na het melden van het signaal, direct in het in het systeem welke instellingen eerder een signaal hebben afgegeven.
Wat gebeurt er bij ‘misbruik’ van signalen? Wat als instellingen worden overstelpt met signalen?
Er wordt vanuit gegaan dat iedereen hier professioneel mee om gaat. De ketencoördinator zal contact leggen met de signaalgever. De signaalgever zal dan moeten uitleggen waarom hij of zij een signaal heeft afgegeven. Deze procedure waarborgt dat signaalgevers het gebruik van signalen misbruiken. Daarnaast beschikken de signaalgevers over een handwijzer waarin een eenvoudige richtlijn is uitgewerkt met betrekking tot het geven van signalen.
Hoe lang blijven signalen in het systeem zitten?
Signalen krijgen een houdbaarheid van 2 jaar mee. Deze einddatum kan wel eerder worden beeindigd maar niet verder in de toekomst worden gezet. Als er na deze 2 jaar nog steeds zorgen zijn moet er een nieuw signaal worden afgegeven.
Daarnaast kan het zo zijn dat de verantwoordelijk ketencoördinator op een bepaald moment de ketenregistratie en signalen beeindigd in het systeem. Dat gebeurt op het moment dat geen zorgen meer bestaan over de jeugdige. Wanneer de ketenregistraties en signalen worden beeindigd, zakken de registraties naar de historie binnen de database. Op het moment dat er binnen 5 jaar weer een nieuwe ketenregistratie en/of signaal wordt afgegeven over deze jeugdige, zijn de oude signalen en registraties uitgegrijsd zichtbaar.
Als het langer dan 5 jaar geleden is, is dit niet meer zichtbaar en kan niet worden gezien of een jongere historie heeft in Zorg voor Jeugd.
Kan ik als signaalgever ook in het systeem nagaan of er over de jeugdige al eerder een signaal is afgegeven, zonder dat ik zelf een signaal afgeef?
Nee, dat kan niet. Het overzicht van afgegeven signalen over een jeugdige wordt pas zichtbaar nadat een signaal is afgegeven. De signaalgever beschikt dus niet over de bevoegdheid om te kunnen raadplegen in alle signalen.
Mag je toch een signaal afgeven als de ouders en/of de jeugdigen het daar niet mee eens zijn?
In het privacy-advies staat duidelijk vermeld dat het informeren van ouders/wettelijke vertegenwoordigers toereikend is. Als u dat noodzakelijk vindt, kunt u ook een signaal afgeven als de ouders het daar niet mee eens zijn.
In het convenant is geregeld hoe ouders/wettelijke vertegenwoordigers bezwaar kunnen maken als zij het hier niet mee eens zijn.
Verbetering ketensamenwerking
Is het signaleringsysteem Zorg voor Jeugd systeem een waarborg voor betere samenwerking en afstemming in de keten? De jeugdzorg staat bekend als verkokerd. Kan dit systeem daarmee afrekenen?
Het is een illusie om te denken dat een geautomatiseerd systeem alleen kan zorgen voor meer ketensamenwerking. Daar is inzet en betrokkenheid van mensen voor nodig. Wél kan het systeem de sluitende aanpak van jeugdbeleid ondersteunen. Omdat het ketenpartners inzicht geeft in elkaars betrokkenheid, weten zij elkaar in een vroeg stadium te vinden en kunnen zij acties op elkaar afstemmen. Uit het draagvlakonderzoek dat in Helmond is gehouden blijkt dat een het systeem een positief effect heeft op de samenwerking. Het systeem moet dan wel zorgvuldig en in goed overleg met de betrokken instellingen worden ingevoerd.
Hoe groot is de bereidheid van instellingen om informatie over cliënten met anderen te delen?
Wij realiseren ons dat de invoering van het signaleringsysteem Zorg voor Jeugd alleen met inbreng en inzet van ketenpartners kan plaatsvinden. Dat is waarom de jeugdzorg zelf actief betrokken is bij de ontwikkeling van het systeem.
In het systeem zelf wordt geen inhoudelijke informatie met elkaar gedeeld. Centraal staat het bevorderen van ketensamenwerking. Daarover zijn alle partijen bereid mee te denken. Welke informatie vervolgens met wie en met welk doel wordt gedeeld is, wordt met de ketenpartners onderling besproken. In de proeftuin in Helmond bleek dat hulpverleners in het belang van een adequate zorg aan jeugdigen graag informatie delen. De hulpverlener zelf bepaalt welke informatie in het belang van het kind/gezin wel en niet gedeeld wordt.
Werkdruk/administratie
Hulpverleners van zorginstellingen zijn al veel tijd kwijt met administratieve handelingen. Door het signaleringssysteem Zorg voor Jeugd krijgen ze er wéér een administratieve taak bij.
Het signaleringssysteem Zorg voor Jeugd is bedoeld om snel en efficiënt informatie uit te wisselen. Bij het ontwikkelen van het systeem – dat in nauwe samenwerking met hulpverleners is gebeurd – was een belangrijke eis dat het systeem gebruiksvriendelijk is en geen extra administratieve werkdruk oplevert. De hulpverleners worden via een mailbericht automatisch geïnformeerd als een nieuwe instelling een hulpvraag heeft geregistreerd of een signaal heeft afgegeven. Het grote voordeel is dat hulpverleners elkaar meteen weten te vinden. In het mailbericht staat de naam van de instelling en de naam van de hulpverlener (telefoonnummer en emailadres). Het opvoeren van een signaal kost nagenoeg geen tijd.
Gaan zorginstellingen nu een dubbele administratie voeren?
Nee. In eerste aanleg is het signaleringssysteem Zorg voor Jeugd een eenvoudige methode om ketensamenwerking te ondersteunen. Het geeft ketenpartners inzicht in elkaars betrokkenheid bij een cliënt. Daarnaast is er een functie waarmee eventuele problemen en risico’s in de omstandigheden van een cliënt snel kunnen worden gedeeld. Zorginstellingen blijven daarnaast gewoon hun eigen dossieradministratie voeren. In de meeste gevallen worden de systemen van de instellingen gekoppeld aan het signaleringssysteem Zorg voor Jeugd, waardoor de ‘dat’-informatie over een jeugdige automatisch in het signaleringssysteem komt te staan. Het systeem Zorg voor Jeugd biedt dus aanvullende functionaliteiten die vrijwel niet beschikbaar zijn in de systemen van de instellingen.
Is er een rechtstreekse koppeling mogelijk met de schooladministratie en/of het leerlingvolgsysteem?
Dat kan op zich wel maar dat wordt niet gedaan. Er worden alleen koppelingen gerealiseerd met instellingen die zorg bieden aan jeugdigen. Vanuit het leerlingvolgsysteem zouden wel signalen kunnen worden gegeven. Dat kan met een koppeling als het leerlingvolgsysteem beschikt over een functie waarmee signalen worden afgegeven.
Gaat zorgcoördinatie niet ten koste van de uitvoeringscapaciteit van het zorgteam (maatschappelijk werk)?
Op dit moment is niet inzichtelijk te maken of de taak ketencoördinatie meer capaciteit zal vragen aan een instelling. Het feit dat instellingen in de keten elkaar sneller en directer kunnen vinden levert ook tijdwinst op.