Het signaleringssysteem Zorg voor Jeugd kent de volgende functies.
Het registeren van een jeugdige door een hulpverlenende instelling. Met een ketenregistratie wordt aangegeven dat een jeugdige bekend is bij de instelling. Zorg voor Jeugd beschikt over de mogelijkheid om de registratiesystemen van de instellingen te koppelen met het signaleringssysteem. Registraties kunnen dus handmatig of gekoppeld met het registratiesysteem van de instelling verwerkt worden.
Een eenvoudige functie waarmee de professional een signaal kan vastleggen. De professional geeft met het signaal aan dat er een gebeurtenis heeft plaatsgevonden waar mogelijke risico’s uit kunnen voortvloeien.
Alle betrokken professionals in de keten rondom één jeugdige worden automatisch via de mail geïnformeerd over nieuwe ketenregistraties en/of signaal. De volgende informatie wordt via de mail uitgewisseld (naam instelling, naam professional, telefoonnummer en e-mailadres professional, naam van de jeugdige).
Onder ketencoördinatie wordt verstaan: alle activiteiten gericht op het regisseren, verbinden, afstemmen en bewaken van de organisatie en uitvoering van de hulpverlening aan een jeugdige op het moment dat binnen Zorg voor Jeugd meerdere instellingen betrokken zijn bij één en dezelfde jeugdige. Ketencoördinatie heeft tot doel een adequaat hulpaanbod te geven aan de jeugdige en (vroegtijdige) risico’s te voorkomen. De verdeling van verantwoordelijkheden en bevoegdheden is formeel vastgelegd in het convenant (afspraken) Zorg voor Jeugd. Daarin is ook geregeld wie in eerste instantie door het systeem wordt aangewezen voor het uitvoeren van de ketencoördinatie en welke spelregels de ketencoördinator in acht moet nemen.
Het geven van inzicht in het aantal registraties en signalen en het periodiek rapporteren over deze registraties. Enkele voorbeelden hiervan zijn: Overzicht van het aantal keren dat meerdere organisaties betrokken zijn Overzicht van aantal (nieuwe) registraties in een bepaald tijdvak in een bepaald postcodegebied Overzicht aantallen afgesloten registraties in bepaald tijdvak Overzicht van het aantal jeugdigen waar instelling X de coördinatie voor levert
De webapplicatie Zorg voor Jeugd is door de gemeente Helmond ontwikkeld in samenwerking met Inter Access. De applicatie wordt via het internet beschikbaar gesteld en is door een browser, bijvoorbeeld Internet Explorer, te benaderen via een link. Het technische beheer van de applicatie en het hosten van de applicatie en de gegevens wordt buiten de gemeente door PinkRoccade local government uitgevoerd (Application Service Providing genoemd, ASP).
De applicatie is gebouwd op en rond de nieuwste Oracle 10g technologie. Hierin wordt een database gebruikt om de applicatiegegevens te bewaren. Een applicatieserver wordt gebruikt om deze over het internet aan te bieden. Een webcache en een firewall zorgen voor de beveiliging en ontsluiting naar het internet.
Een ander belangrijke component van Zorg voor Jeugd is de webservice, waarmee beveiligd automatisch signalen en ketenregistraties aan Zorg voor Jeugd kunnen worden aangeboden. Deze aangeboden signalen en ketenregistraties worden automatisch in Zorg voor Jeugd verwerkt en via de webapplicatie van Zorg voor Jeugd beschikbaar gesteld aan de hulpverleners. Hiermee kunnen deelnemende organisaties de invoer van signalen en ketenregistraties vanuit hun eigen primaire systemen geautomatiseerd laten verlopen.