Door een signaal te registreren in Zorg voor Jeugd Groningen geeft de signaalgever aan dat hij/zij zich zorgen maakt over een jeugdige en een risico ziet voor een gezonde lichamelijke, psychische, sociale of cognitieve ontwikkeling.
Een signaal gaat vergezeld van een signaalcode: een laag signaal of een urgent signaal. De signaalcode zegt iets over de ernst van het signaal en de actie die op basis van het signaal moet worden uitgezet. Een laag signaal betekent dat binnen 5 werkdagen er contact is geweest tussen signaalgever en de procescoördinator Zorg voor Jeugd over de afstemming van de zorg. Bij een urgent signaal wordt er binnen 1 werkdag dit contact gelegd. Nadere afspraken daarover zijn in het convenant vastgelegd.*
Op het moment dat er andere instellingen betrokken zijn bij eenzelfde jeugdige, ontvangen de betrokken functionarissen van deze instelling een bericht dat er een nieuw signaal is afgegeven.
Er worden alleen gebruikers aangesloten op het systeem die op basis van professionaliteit in staat zijn om te valideren of er een signaal afgegeven moet worden. De instelling zelf is verantwoordelijk voor het aanwijzen van de professionals die worden toegelaten tot het systeem.
* Crisissituaties (direct handelen/ingrijpen is vereist) vallen niet onder de regie van ZVJG. In crisissituaties dient direct gehandeld te worden door bijvoorbeeld 112, Veilig Thuis of dergelijke in te schakelen.
Registreren dat een jeugdige met een hulpvraag bekend is bij een van de hulpverlenende instelling, noemen wij ketenregistratie. Alleen hulpverlenende instellingen beschikken over deze functie. Alle hulpverlenende instellingen zien dus meteen welke instellingen nog meer betrokken zijn rondom een jeugdige die zij in behandeling hebben.
Het feit dat een jeugdige met een hulpvraag in behandeling is bij een instelling kan rechtstreeks in het systeem Zorg voor Jeugd Groningen worden geregistreerd. De registratie kan ook volautomatisch worden doorgegeven vanuit het systeem van de instelling naar Zorg voor Jeugd Groningen.