Vraag & antwoord

De meest gestelde vragen en antwoorden zijn in de volgende rubrieken ondergebracht:
• Aangesloten partijen
• Gebruik signaleringssysteem Zorg voor Jeugd
• Ketencoördinatie
• Landelijke ontwikkelingen
• Over het signaleringssysteem Zorg voor Jeugd
• Privacy
• Relatie gezin en omgeving
• Signaleren/zorgmeldingen
• Verbetering ketensamenwerking
• Werkdruk/administratie

Staat de informatie die u zoekt er niet tussen? Neem dan contact op met de regiobeheerder.

Aangesloten partijen

Voor welke organisaties in het signaleringssysteem Zorg voor Jeugd bedoeld?

Alle organisaties die hulp verlenen aan jeugdigen of die professioneel betrokken zijn bij jeugdigen doen in principe mee in het systeem. Het is wel zo dat organisaties die geen hulp verlenen aan jeugdigen, zoals het onderwijs, alleen signalen afgeven in het systeem. Organisaties die het verlenen van hulp aan jeugdigen als kerntaak hebben, kunnen naast het afgeven van signalen ook ketenregistraties afgeven en de ketencoördinatie uitvoeren. Het systeem kan pas verantwoord worden ingezet als er met de hulpverlenende instellingen afspraken zijn gemaakt over de ketencoördinatie. Ook met de instellingen die signalen afgeven aan het systeem moet nauwgezet worden overlegd wie in aanmerking komt voor het geven van signalen.

Is er een rechtstreekse koppeling mogelijk met het schooladministratie en/of het leerlingvolgsysteem?

Dat kan op zich wel maar dat wordt niet gedaan. Er worden alleen koppelingen gerealiseerd met instellingen die zorg bieden aan jeugdigen. Vanuit het leerlingvolgsysteem zouden wel signalen kunnen worden gegeven. Dat kan met een koppeling als het leerlingvolgsysteem beschikt over een functie waarmee signalen worden afgegeven.

Hoe kan een peuterspeelzaal zonder pc worden aangesloten?

Peuterspeelzalen worden benaderd met de vraag of en hoe zijn willen aansluiten op het systeem. Wie zelfstandig signalen wil afgeven, moet gebruik maken van een pc en aansluiting op internet. Dat kan ook vanuit een privé-situatie of een andere werkplek, omdat het signaleringssysteem een internettoepassing is en met een wachtwoord wordt ingelogd.

Ben ik als school verplicht om aan te sluiten?

Nee, dat is geen verplichting.

 

Gebruik signaleringssysteem Zorg voor Jeugd

Ik kan niet inloggen in Zorg voor Jeugd? Wat moet ik doen?

Om Zorg voor Jeugd te kunnen gebruiken is een verbinding met internet noodzakelijk. Hierbij moet het mogelijk zijn om over https (secure http) te communiceren.
Als het onderstaande plaatje niet verschijnt, dan kunnen er 3 zaken aan de hand zijn:

 

Figuur 1: Openingsscherm Zorg voor Jeugd

Optie 1)
Het eerste probleem is dat u de verkeerde website heeft ingevoerd.
Het adres is https://izorgvoorjeugd.nl/zvj/

Alle karakters dienen exact overgenomen te worden.

Optie 2)
Als het adres goed is dan kan het zijn dat een instelling van uw browser niet goed staat. Binnen de browser moeten de gebruikers bij Internet Opties –> Geavanceerd –> Instellingen de opties gebruik SSL 2.0 en gebruik SSL 3.0 aangevinkt hebben (zie figuur 2).

Figuur 2: Instelling browser

Optie 3)
Een derde optie die minder waarschijnlijk is:
De organisatie moet toestaan dat de gebruikers ( = lees hulpverleners/ coördinatoren/ beheerders/etc. ) over poort 443 mogen communiceren. Dit is de poort welke Secure Sockets Layer ( een encryptie protocol ) toestaat, oftewel “https://…” in plaats van “http://…”.

Het plaatje verschijnt wel, maar u krijgt onderstaande foutmelding tijdens het inloggen:

Figuur 3: Aanmeldscherm Zorg voor Jeugd

Deze foutmelding betekent dat uw gebruikersnaam niet bekend is bij Zorg voor Jeugd. Als uw gebruikersnaam bekend is en u springt naar het wachtwoord veld dan verschijnt automatisch de naam van de organisatie.

Als uw gebruikersnaam of wachtwoord niet bekend is dan dient u contact op te nemen met uw instellingsbeheerder of de regiobeheerder.

ls de naam van de organisatie wel verschijnt maar u krijgt toch een foutmelding dan is uw wachtwoord niet correct en dan dient u contact op te nemen met uw instellingbeheerder of de regiobeheerder om een nieuw wachtwoord te vragen.

Ketencoördinatie

Wat wordt verstaan onder ketencoördinatie?

Onder ketencoördinatie wordt verstaan alle activiteiten gericht op het regisseren, verbinden, afstemmen en bewaken van de organisatie en uitvoering van de hulpverlening aan een jeugdige op het moment dat in het kader van Zorg voor Jeugd meerdere instellingen betrokken zijn bij een en dezelfde jeugdige. Ketencoördinatie heeft als doel om een adequaat hulpaanbod te geven aan de jeugdige en (vroegtijdige) risico’s te voorkomen. De verdeling van verantwoordelijkheden en bevoegdheden is formeel vastgelegd in het convenant Zorg voor Jeugd. Daarin is ook geregeld wie in eerste instantie door het systeem wordt aangewezen voor het uitvoeren van de ketencoördinatie en welke spelregels de ketencoördinator in acht moet nemen.

Wat zijn de taken van de ketencoördinator?

Indien twee of meer instellingen bij een jeugdige betrokken zijn, is ketencoördinatie van toepassing. Uitgangspunt van de ketencoördinatie is dat deze zo vroeg mogelijk wordt ingezet en niet zwaarder is dan noodzakelijk. De verantwoordelijke ketencoördinator beoordeelt of en zo ja, welke maatregelen uitgevoerd moeten worden om de risico’s van de jongere te beperken. Op grond van deze notitie is een takenpakket opgesteld voor de functie ketencoördinator.

Deze functionaris is verantwoordelijk voor de volgende taken:
• De ketencoördinator analyseert de problematiek op basis van de uitgewisselde signalen en/of ketenregistraties. Op basis van deze analyse stelt de coördinator vast of daadwerkelijk de ketencoördinatie moet worden geactiveerd. Als dat het geval is checkt de ketencoördinator in overleg met de betrokken partijen in de keten of hij/zij inderdaad de ketencoördinatie moet uitvoeren. In veel gevallen zal dat het geval zijn;
• de ketencoördinator stelt een plan van aanpak op over de jeugdige, in overleg met de betrokken hulpverleners, maakt afspraken met de betrokken hulpverleners en verbindt daaraan termijnen;
• de ketencoördinator voert de regie over het plan van aanpak;
• de ketencoördinator houdt gemaakte procedurele afspraken bij in een systeem, waarbij betrokken hulpverleners, start- en beoogde einddatum genoemd worden;
• de ketencoördinator coördineert de informatie-uitwisseling tussen betrokken hulpverleners;
• de ketencoördinator verzorgt een efficiënte en adequate terugkoppeling naar signaalgevers;
• de ketencoördinator verzorgt een efficiënte en adequate informatie-uitwisseling met de jeugdige en/of het gezin;
• de ketencoördinator monitort de verleende hulp, en stelt het plan van aanpak – indien nodig – bij;
• de ketencoördinator toetst het nakomen van gemaakte afspraken en neemt de benodigde stappen wanneer afspraken niet worden nagekomen;
• de ketencoördinator beëindigt de ketencoördinatie zodra er geen hulpverlener meer betrokken is bij de jeugdige;
• de ketencoördinator verwijdert signalen wanneer deze kennelijk onjuist zijn na overleg met betrokken hulpverlener;
• de ketencoördinator meldt de jeugdige af in het systeem zodra de ketencoördinatie is beëindigd;
• de ketencoördinator krijgt hiertoe de volgende bevoegdheden:
– de ketencoördinator wordt door zijn werkgever in staat gesteld de taken uit te voeren, zoals in convenant omschreven;
– de ketencoördinator is door partijen gemandateerd om hulpverleners van convenantpartijen aan te sturen met het oog op het plan van aanpak.

De ketencoördinator moet in ieder geval beschikken over de volgende kwalificaties:
Een professional met een HBO- werkniveau en denkniveau die:
• een plan van aanpak kan maken;
• een bijeenkomst kan leiden van betrokken hulpverleners;
• regie over het plan van aanpak kan voeren;
• andere hulpverleners kan aanspreken en aansturen;
• inzicht heeft in de lokale sociale kaart;
• inzicht heeft in het verloop van hulpverleningsprocessen;
• mensen kan enthousiasmeren en motiveren;
• indien noodzakelijk contact met de jeugdige zijn ouders en/of verzorgers opneemt om het hulpverleningstraject op gang te brengen en verbindend kan werken;
• die binnen zijn of haar organisatie een positie bekleedt waarvan collega’s ketencoördinatie accepteren.

Hoe is de kwaliteit van de ketencoördinatie gewaarborgd? Want daar staat of valt het hele systeem mee.

De kwaliteit van de ketencoördinatie is als volgt gewaarborgd:
• De taken en kwalificaties van de ketencoördinator zijn vastgelegd.
• Er is een werkmethodiek en training ontwikkeld voor de ketencoördinator.
• De implementatie is in nauw overleg met de directies van de instellingen georganiseerd.
• Door monitoren kunnen gemeenten zien of afspraken worden nagekomen.
• Wanneer een ketencoördinator zijn of haar taken niet volgens afspraken uitvoert zullen de betrokken hulpverleners en signaalgevers de ketencoördinator daarop aanspreken. Het systeem heeft een “zuiverende” werking.

Wat gebeurt er als de betrokken hulpverleners bij één jeugdige het niet eens zijn over de aanpak?

In het convenant is een escalatieprocedure opgenomen, waarin is vastgelegd hoe de ketencoördinator moet handelen als hulpverleners het onderling niet eens worden.

Escalatieprocedure
Indien de ketencoördinator door verschil van mening met de betrokken signaleerders niet in staat is een plan van aanpak op te stellen c.q. uit te laten voeren, stelt de ketencoördinator de escalatieprocedure in werking. De procedure die wordt gehanteerd is de volgende:
a) de ketencoördinator schakelt zijn directie in;
b) de directie van de ketencoördinator schakelt binnen twee werkdagen de betrokken directies in met het doel heldere afspraken te maken over het hulpaanbod en de inspanningsverplichtingen van de deelnemende instellingen. De directeuren van de deelnemende instellingen komen binnen twee werkdagen tot een uitspraak;
c) indien de directeuren niet binnen twee werkdagen tot overeenstemming komen, legt de directie van de ketencoördinerende instelling de knelpunten binnen twee werkdagen voor aan de portefeuillehouder jeugd van de betreffende gemeente;
d) de portefeuillehouder legt zijn uitspraak binnen twee werkdagen als opdracht terug bij de verantwoordelijke directeur;
e) de verantwoordelijke directeur informeert dezelfde dag de betrokken directieleden;
f) de verantwoordelijke directeur geeft dan ook de ketencoördinator de opdracht het besluit uit te voeren in goed overleg met de betrokken signaleerders.

Is de escalatieprocedure adequaat genoeg als er echt stappen ondernomen moeten worden?

De escalatieprocedure is adequaat ingericht. De processtappen, de tijdlimieten en de betrokken functionarissen zijn nauwgezet omgeschreven.

Landelijke ontwikkelingen

Wat is de relatie tussen het signaleringssysteem Zorg voor Jeugd en de Verwijsindex Risicojongeren?

Sinds 2010 is er een wettelijke verplichting om jongeren te registreren in de Landelijke Verwijsindex (VIR). Deze VIR registreert risicomeldingen over jongeren van 0 tot 23 jaar. De lokale/regionale systemen, zoals het signaleringssysteem Zorg voor Jeugd, zijn aangesloten op deze index. Wanneer er signalen worden afgegeven over een jeugdige buiten de grenzen van een gemeente of regio waar de jeugdige woont, dan geeft de landelijke verwijsindex deze signalen door naar de lokale/regionale systemen.

In tegenstelling tot de lokale/regionale systemen regelt de landelijke index geen coördinatie van zorg in de keten. Hierover moeten afspraken worden gemaakt op lokaal of regionaal niveau.

 

Is het signaleringssysteem Zorg voor Jeugd hetzelfde als het Elektronisch Kinddossier (EKD)?

Het EKD bevat informatie over het kind, de gezinssituatie en de omgeving volgens het motto: geen kind buiten beeld. Het gaat hierbij om zogenoemde ‘wat’-informatie.

Zover gaat Zorg voor Jeugd niet. Wij beginnen bij de basis met een heel eenvoudige methode waarmee zorginstellingen kunnen zien welke ketenpartners nog meer bij hun cliënt betrokken zijn. Vanzelfsprekend is er bij de ontwikkeling van het signaleringssysteem Zorg voor Jeugd rekening mee gehouden dat het systeem de flexibiliteit heeft om in een later stadium in omvangrijker projecten te worden ingepast.

Over het signaleringssysteem Zorg voor Jeugd

Wat is het signaleringssysteem Zorg voor Jeugd?

Het signaleringssysteem Zorg voor Jeugd is een instrument dat gerichte ondersteuning biedt om de coördinatie van zorg in de keten te versterken. Met het systeem worden problemen bij kinderen en jongeren in de leeftijd van 0 – 23 jaar in een vroegtijdig stadium gesignaleerd, waarna de coördinatie van zorg in de keten wordt georganiseerd en hulp op elkaar wordt afgestemd.

Hoe is het signaleringssysteem Zorg voor Jeugd ontwikkeld?

Het signaleringssysteem Zorg voor Jeugd is ontwikkeld door de gemeente Helmond ontwikkeld in samenwerking met 13 directies. Dit is gebeurd door vooral veel te luisteren en samen te werken. In meerdere fasen van het ontwikkelingsproces zijn directies van instellingen, professionals en vertegenwoordigers van de gemeente bij elkaar gekomen om na te denken over doelen, functies, randvoorwaarden en uitgangspunten. Dat geldt zowel voor de ontwikkeling van de aanpak, als voor de bouw van het systeem. In een proeftuin is het systeem getest. De testresultaten zijn verwerkt in een definitieve versie. Omdat managers en hulpverleners direct betrokken zijn geweest bij de realisatie van het systeem sluit het systeem goed aan op de dagelijkse praktijk. Er is bovendien goed gekeken naar de ervaringen die in het land met andere initiatieven is opgedaan.

 

Voor welke organisaties is het signaleringssysteem Zorg voor Jeugd bedoeld?

Alle organisaties die hulp verlenen aan jeugdigen of die professioneel betrokken zijn bij jeugdigen doen in principe mee in het systeem. Het is wel zo dat organisaties die geen hulp verlenen aan jeugdigen, zoals onderwijs en politie, alleen signalen afgeven in het systeem. Organisaties die het verlenen van hulp aan jeugdigen als kerntaak hebben, kunnen naast het afgeven van signalen ook de ketencoördinatie uitvoeren.

Wat gebeurt er als de betrokken hulpverleners bij één jeugdige het niet eens zijn over de aanpak?

In het convenant is een escalatieprocedure opgenomen, waarin is vastgelegd hoe de ketencoördinator moet handelen als hulpverleners het onderling niet eens worden.

Wanneer gaat een jeugdige weer uit het signaleringssysteem Zorg voor Jeugd?

Dat kan op een aantal momenten: als de ketencoördinator beslist dat een casus kan worden afgesloten (adequate hulpverlening is dan geboden). Daarnaast kan een signaalgever of ketenpartner ten alle tijde zijn/haar eigen signaal of ketenregistratie voorzien van een einddatum. Als de jeugdige 23 jaar is geworden wordt hij/zij automatisch uit Zorg voor Jeugd gehaald.

Kunnen ouders/verzorgers bezwaar indienen tegen registratie in Zorg voor Jeugd?

Ja, dat kan bij de gemeente waar het signaal is afgegeven. Het bezwaarschrift kunt u indienen bij het College van Burgemeester en Wethouders van de betreffende gemeente.

Wat als een gezin hulp weigert. Dat overstijgt dan toch Zorg voor Jeugd?

Ja, dat is zo. De verantwoordelijk ketencoördinator zal dat dan wel moeten vastleggen in het cliëntsysteem van de betreffende instelling.

Privacy

Worden er met het systeem privacyregels geschonden?

Nee, er worden geen privacyregels geschonden. Het systeem geeft alleen zogenoemde ‘dat’-informatie door. Dat betekent dat alleen gemeld wordt dat er een contact is met een jeugdige en dat er een situatie is met een bepaalde risicograad. Over de inhoud van het contact en het risico wordt geen informatie uitgewisseld.
Bij het afgeven van een signaal of ketenregistratie in Zorg voor Jeugd, worden persoonsgegevens in de Verwijsindex verwerkt. Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is er sprake van rechtmatige verwerking van persoonsgegevens, indien dit plaats vindt in het kader van een wettelijke taak. De Verwijsindex is expliciet benoemd in de Jeugdwet (art. 7.1) De verwerking van de persoonsgegevens is gekoppeld aan deze wettelijke taak (doelbinding), waardoor wij niet meer gegevens bewaren dan noodzakelijk. Zorg voor Jeugd, als regionale verwijsindex, is op deze manier opgezet: gekoppeld aan de doelbinding van de landelijke Verwijsindex én de bijbehorende wettelijke taak van het college van B&W zoals verwoord in de Jeugdwet.

Welke cliënten/jeugdigen komen in het systeem?

Jeugdigen (0-23) die met een hulpvraag worden geregistreerd bij hulpverlenende instellingen, kunnen worden opgenomen in de database van Zorg voor Jeugd. Daarna ziet een instelling automatisch of er al andere instellingen betrokken zijn. Daarnaast kunnen hulpverleners/professionals signalen registreren in het systeem. Zowel bij de signaalregistratie als bij de registratie van de hulpvraag wordt met behulp van het systeem geverifieerd of deze jeugdige als zodanig al bekend is bij andere partijen in de gemeente of de regio.

Wordt een signaal met ouders en/of jeugdige besproken ?

Ja. Professionals hebben het recht om op basis van gegronde redenen jeugdigen te signaleren (Jeugdwet art. 7.1.4.1) én hebben daarbij een informatieplicht (Jeugdwet art. 7.1.5.1). Voor het afgeven van een signaal of ketenregistratie heeft de professional géén toestemming nodig. De informatieplicht houdt in dat ouders en/of jeugdige geïnformeerd worden over: het signaal of de ketenregistratie in Zorg voor Jeugd, de reden daarvan en waar men terecht kan indien er bezwaar is.
De wijze waarop men geïnformeerd wordt is niet bij wet geregeld. Wanneer het in alle redelijkheid niet mogelijk is om ouders en/of jeugdige te informeren, of het in het belang van de jeugdige niet wenselijk is, dan kan dit uitgesteld worden. Dit moet dan wel gemotiveerd en gedocumenteerd worden in het cliëntdossier van de professional.

In het privacy-advies staat duidelijk vermeld dat het informeren van ouders/wettelijke vertegenwoordigers toereikend is. Als u dat noodzakelijk vindt, kunt u ook een signaal afgeven als de ouders het daar niet mee eens zijn.
In het convenant is geregeld hoe ouders/wettelijke vertegenwoordigers bezwaar kunnen maken als zij het hier niet mee eens zijn.

Wie moet geïnformeerd worden over een signaal of ketenregistratie in Zorg voor Jeugd?

Zoals vermeld in de Jeugdwet art. 7.1.5.1 geldt het volgende:

• De jeugdige 0 tot 12 jaar: alleen ouders/verzorgers
• De jeugdige 12 tot 16 jaar: ouders/verzorgers en jeugdige. De jeugdige heeft vanaf 12 jaar instemmingsrecht.
• De jeugdige ouder dan 16 jaar: alleen de jeugdige

Wat moet je minimaal vertellen over het signaal in de verwijsindex?

De informatieplicht aan betrokkene moet het volgende inhouden:

• contactgegevens van de betreffende gemeente
• de reden voor het bestaan van de Verwijsindex (zoals bedoelt in de Jeugdwet, art. 7.1.2.1 lid 2)
• De specifieke reden voor verwerking (zoals bedoeld in de Jeugdwet  art. 7.1.4.1 sub a t/m l)
• Welke soorten organisaties de persoonsgegevens kunnen ontvangen
• Periode van opslaan van persoonsgegevens (maximaal 2 jaar voor een signaal / na beeindiging signaal of ketenregistratie 5 jaar historisch archief)
• Het recht om bezwaar te maken.

Het advies is om een mondelinge mededeling te doen aan betrokkene(n), aangevuld met schriftelijke informatie zoals een folder of een verwijzing naar informatie op de website. In een mondelinge mededeling kan je de betrokkene makkelijker precies informeren over de redenen en middels het verstrekken van schriftelijke informatie voldoe je aan de AVG, art. 12 lid 1.

Wanneer vraag je toestemming aan ouders en/of jeugdige?

Na het ontstaan van een match en voorafgaand aan de samenwerking, is er toestemming nodig van de jeugdige en/of de ouders (afhankelijk van de leeftijd van de jeugdige) om inhoudelijke informatie uit te mogen wisselen. Bepaald in de wet AVG, art. 6 lid 1 sub a

Stem met ouders en/of jeugdige af met welke partijen en wordt overlegd, welke informatie er wordt uitgewisseld en met welk doel dat gebeurt.

Aan wie vraag je toestemming voor het uitwisselen van informatie?

• De jeugdige 0 tot 12 jaar: alleen ouders/verzorgers
• De jeugdige 12 tot 16 jaar: ouders/verzorgers en jeugdige. De jeugdige heeft vanaf 12 jaar instemmingsrecht
• de jeugdige ouder dan 16 jaar: alleen de jeugdige

Hoe vraag je toestemming voor het uitwisselen van informatie?

Het advies is om mondeling toestemming te vragen aan betrokkene(n), eventueel aangevuld met schriftelijke informatie zoals een folder of een verwijzing naar informatie op de website. In een gesprek kan je de betrokkene makkelijker informeren over de redenen voor het signaal en het belang van afstemming met andere professionals. Het gebruiken van een schriftelijk toestemmingsformulier is op grond van de AVG niet nodig. Je kunt aantonen dat toestemming van betrokkene is verkregen door hiervan een notitie te maken in je eigen dossier, een handtekening van betrokkene is niet nodig.

Wat doe je als ouders en/of jeugdige niet instemmen met informatieuitwisseling na een match?

Dan mogen er volgens de Jeugdwet géén gegevens worden uitgewisseld.

In uitzonderlijke gevallen kunnen de betrokken professionals zonder toestemming informatie uitwisselen en samenwerken. In zulke gevallen handelt de professional op basis van een conflict van plichten. Belangrijk is dan de afweging van de bezwaren van ouders en/of jeugdige tegen de noodzaak van de afgestemde hulp, zorg of bijsturing die men wil gaan verlenen of wordt verleend (en waarvoor uitwisseling van informatie nodig is). Dit kan aan de orde zijn indien er bijvoorbeeld sprake is van overmacht of een bedreigende situatie.

Wie bepaalt of er, in het belang van de jeugdige, sprake is van noodzaak tot samenwerking en er desnoods gebruik moet worden gemaakt van het conflict van plichten? Dat is de professional zelf. Alvorens hier direct naar te handelen, zal de professional logischerwijs deze afweging afstemmen met een directe collega en mogelijkerwijs met een leidinggevende en/of een juridische afdeling.

Wat houdt conflict van plichten in?

Een professional heeft het recht om op basis van gegronde redenen een jeugdige te signaleren. Daarnaast heeft hij of zij de plicht om ouders en/of jeugdigen hierover te informeren en is na een match verplicht om toestemming te vragen voor de samenwerking en daarmee de uitwisseling van relevante informatie.

Een professional kan in de knel komen met deze verplichtingen, wanneer het een situatie betreft waar de veiligheid van de jeugdige of anderen in gevaar komt door het bespreekbaar maken van bepaalde zorgen. In zulke gevallen zal de professional moeten beoordelen of het belang van de jeugdige zwaarder weegt, dan het beschermen van de privacy van de jeugdige en/of diens ouders. Is dit het geval? Dan kan de professional, zonder de ouders en/of de jeugdige te informeren, een signaal in de Verwijsindex afgeven en zonder toestemming van de ouders en/of de jeugdige (zo nodig met doorbreking van de geldende plicht tot geheimhouding) toch informatie uitwisselen. Deze overwegingen en keuzes dienen duidelijk te worden vastgelegd in het cliëntdossier.

Wanneer betreft het een conflict van plichten?

De afweging die een professional maakt, is een professionele afweging. Weegt de noodzaak tot samenwerken en het belang van de jeugdige zwaarder dan het recht op privacy van de jeugdige en/of diens ouders? Deze belangenafweging, in het geval van geheimhouding, valt doorgaans uit in het voordeel van de jeugdige. Bij twijfel kan de professional zichzelf, naast collegiale consultatie, de volgende vragen stellen:
1.Heb ik er alles aan gedaan om toestemming van de ouders en/of jeugdige te verkrijgen?
2.Weegt het gevaar voor de jeugdige, dat ik met het uitwisselen van informatie hoop af te wenden, op tegen het belang dat de jeugdige of de ouders hebben bij geheimhouding?

Indien de professional deze vragen met ‘JA’ beantwoordt, dan is sprake van overmacht en mag men op basis van een conflict van plichten zonder toestemming, de voor de samenwerking relevante informatie, onderling uitwisselen. Stel de betrokken professionals altijd van deze afweging op de hoogte. Ga zorgvuldig om met dergelijke situaties, pas collegiale consultatie toe en leg de beweegredenen vast in het cliëntdossier. Tevens moet worden overwogen om, naast het afgeven van een signaal in de Verwijsindex, ook andere stappen te overwegen, zoals een melding bij Veilig Thuis.

Hoe zit het met informeren en toestemming vragen indien ouders van mening verschillen

Zijn de ouders gehuwd of samenwonend, dan mag er vanuit worden gegaan dat de toestemming van de ene ouder ook de toestemming van de andere ouder betekent. Als beide ouders het gezag hebben, wordt er van ze geacht dat ze elkaar informeren. Dit geldt ook als ze gescheiden zijn.

Zijn de ouders gescheiden en hebben beide ouders het gezag, dan is informeren én de toestemming voor uitwisseling van informatie van beide ouders benodigd. Indien één van de ouders niet kan worden bereikt en er alles aan gedaan is om te informeren (afgeven signaal) of de benodigde toestemming (na de match) te verkrijgen, dan moet dit geen belemmering zijn om te handelen. Het is belangrijk dat de professional vastlegt wat er is gedaan om met de ouder(s) in contact te komen.

Mocht een van de ouders geen gezag meer hebben, dan nog heeft deze ouder slechts op verzoek recht op informatie

Is een melding bij Veilig Thuis hetzelfde als een signaal in Zorg voor Jeugd?

Nee. Een melding bij Veilig Thuis heeft een ander doel dan signaleren in de Verwijsindex. De Verwijsindex en de Meldcode kunnen worden beschouwd als aanvulling op elkaar.

Een melding bij Veilig Thuis verloopt volgens het stappenplan van de Meldcode Huiselijk geweld en Kindermishandeling. Het primaire doel van de Meldcode is tijdig te handelen bij vermoedens van huiselijk geweld of kindermishandeling. De afweging om ook een signaal af te geven in de Verwijsindex, is onderdeel van de Meldcode.

Het doel van de Verwijsindex is om de bij de jeugdige(n) betrokken professionals vroegtijdig te verbinden, waarna men (waar mogelijk) samen met de jeugdige en/of het gezin de hulp, zorg of ondersteuning goed op elkaar afstemt.

Bezwaar maken sinds de AVG?

Het recht om bezwaar te maken is gewijzigd met de komst van de AVG. In de WBP kon voorheen ‘verzet’ worden aangetekend op grond van bijzondere persoonlijke omstandigheden (artikel 40). Dit is anders dan het recht op bezwaar uit de AVG, waarin staat dat er bezwaar kan worden gemaakt op grond van ‘met een specifieke situatie verband houdende reden’. Deze reden moet zwaarder wegen dan de dwingende gerechtvaardigde gronden voor verwerking, die gebaseerd zijn op een belangenafweging volgend uit artikel 7.1.4.1 van de Jeugdwet.

In de AVG staat dat verwerking van persoonsgegevens ‘onmiddellijk’ moeten worden gestaakt in het geval van een bezwaar. In de praktijk zou dit betekenen dat het signaal direct inactief moet worden gemaakt in afwachting van de beslissing op het bezwaar. Het ministerie van VWS schrijft voor dat het signaal als actief signaal kan blijven staan totdat er een beslissing op bezwaar is gekomen vanuit het college.
Dit, omdat de gegevensverwerking is gebaseerd op de zwaarwegende belangen van het kind.

Hoe kunnen ouders en/of jeugdigen bezwaar maken als ze het niet ees zijn met het signaal in Zorg voor Jeugd?

A. Bezwaar uiten bij professional

Ouders en/of jeugdige kunnen hun bezwaren tegen het signaal of ketenregistratie in eerste instantie kenbaar maken bij de professional die het signaal heeft afgegeven. De professional hoort het bezwaar van de ouder en/of jeugdige aan, legt de doelstelling van de Verwijsindex nogmaals uit en informeert over de achterliggende reden van het signaal welke gebaseerd is op de landelijk geldende signaleringscriteria. Mocht het bezwaar vervolgens bij de ouders en/of jeugdige niet zijn weggenomen, lees verder bij B.

B. Bezwaarschrift indienen bij de gemeente

Ouders en/of jeugdige (afhankelijk van de leeftijd van de jeugdige) kunnen bezwaar maken tegen een signaal of ketenregistratie in Zorg voor Jeugd. Dit doen ze door binnen zes weken nadat ze geïnformeerd zijn over het signaal/ketenregistratie een bezwaarschrift in te dienen bij de gemeente waar de jeugdige woonachtig is. Dit bezwaar wordt op grond van artikel 17 lid 1 sub c AVG gelijk gesteld aan een verzoek tot vernietiging van persoonsgegevens.

Zodra de gemeente dit bezwaarschrift heeft ontvangen, heeft ze acht weken om een beslissing op dit bezwaar te nemen. Dit staat in het convenant tussen gemeenten en organisaties.

Om een beslissing op bezwaar te nemen, zal de gemeente contact opnemen met de professional die het signaal in Zorg voor Jeugd heeft afgegeven.

Als de gemeente van mening is dat:
•het signaal niet terecht is gedaan, bijvoorbeeld omdat de verkeerde jeugdige is gesignaleerd;
•of constateert dat de jeugdige reeds 23 jaar of ouder, of overleden is,

dan kan het signaal permanent en volledig verwijderd worden uit de regionale en landelijke Verwijsindex. De regiobeheerder die in de gemeente verantwoordelijk is voor Zorg voor Jeugd krijgt vervolgens de opdracht om signalen definitief te verwijderen.

Als de gemeente van mening is dat:
•het signaal wel terecht was op het moment van afgeven, maar nu niet meer nodig is;
•of constateert dat er twee jaren verstreken zijn na het eerste signaal in de Verwijsindex,

dan wordt het signaal inactief gemaakt, en overgeheveld naar het historisch meldingenarchief. In dit historisch meldingenarchief blijven gegevens nog vijf jaar bewaard, overeenkomstig artikel 7.1.4.6 van de Jeugdwet. Dit, zodat signalen uit het verleden niet meteen verloren gaan, en tijdelijk zichtbaar blijven voor organisaties die later bij de jeugdige betrokken zijn.

Waarom hanteert Zorg voor Jeugd een leeftijdgrens van 23 jaar?

Tot de doelgroep van de Verwijsindex behoren jeugdigen tot 23 jaar die naar het redelijk vermoeden van de signaleringsbevoegde in hun ontwikkeling naar volwassenheid worden belemmerd. In het kader van de Verwijsindex wordt een leeftijdsgrens gehanteerd van 23 jaar, omdat het bereiken van de meerderjarigheidsleeftijd nog niet betekent dat een jeugdige dergelijke problemen niet meer zou kunnen hebben. Het gaat dus om meer dan juridisch meerderjarig zijn.

De leeftijd waarop meerderjarigheid wordt bereikt, in Nederland vastgesteld op 18 jaar. Het bereiken van de meerderjarigheidsleeftijd betekent in de praktijk helaas niet per definitie dat de noodzaak en mogelijkheid tot opvoeding voorbij is. Ouders houden immers ook niet ogenblikkelijk op met opvoeden als hun kind meerderjarig wordt.

Een belangrijke reden waarom voor de Verwijsindex is gekozen voor een leeftijdsgrens van 23 jaar, is dat die aansluit bij de doelgroep waar het Nederlandse jeugdbeleid zich op richt. Als instrument om dit jeugdbeleid te ondersteunen is het van belang om ook jeugdigen tussen de 18 en 23 jaar in de Verwijsindex op te nemen. Dit sluit ook aan bij de het jeugdbeleid in diverse Europese landen, waar in een aantal landen zelfs een leeftijdsgrens gehanteerd wordt van 25 jaar.

Relatie gezin en omgeving

Kan iemand ook een signaal afgeven als er iets “mis” is met de ouder(s) (bijvoorbeeld psychiatrie of verslaving)?

Ja, dit kan maar dan moet het signaal ingevoerd worden op de naam van het kind. Ook hier geldt: op het moment dat een hulpverlener van mening is dat er mogelijk risico’s ontstaan voor een jeugdige, wordt een signaal afgegeven over de jeugdige.

Is het niet zinvol om ook de broertjes en zusjes van een jeugdige te registreren?

Dat is zeker zinvol, maar het wordt door het systeem niet opgelegd. Het is aan de beoordeling van de hulpverlener om te beslissen of er een relatie gelegd moet worden met een van de familieleden of andere betrokkenen in de omgeving van de jeugdige. Wederom wordt geen enkele ‘wat’-relatie gelegd.

Op het moment dat het systeem twee ketencoördinerende instellingen vast legt in één gezin ontvangen de ketencoördinerende instellingen een bericht dat nader afstemming over de ketencoördinatie noodzakelijk is.
Daarmee wordt een vroegtijdige afstemming gewaarborgd op het moment dat in één gezin twee ketencoördinatoren door het systeem worden aangewezen.

Wat gebeurt er bij meldingen van twee jeugdigen uit één gezin?

Indien er twee kinderen worden gemeld uit hetzelfde gezin wordt er geen automatische koppeling gelegd. Iedere casus staat apart.

Het systeem geeft wel een signaal op het moment dat er in één gezin twee ketencoördinerende instellingen worden geregistreerd. Op het adres is dan wel zichtbaar in Zorg voor Jeugd dat er ketenregistraties/signalen zijn van twee kinderen uit één gezin.

Hoe kunnen verontrustende omgevingsfactoren in het systeem gezet worden zoals bijv. ernstige problemen van ouders? Dan is er met het kind zelf eigenlijk niets aan de hand maar maakt men zich wel zorgen of het kind een veilig thuis heeft.

In dit soort situaties kan er wel een signaal voor het kind in het systeem worden afgegeven.

Signaleren/zorgmeldingen

Het systeem biedt hulpverleners de mogelijkheid om een ‘alarmbel’ af te laten gaan over een specifieke jongere. Hoe gaat dat in zijn werk? Wie bepaalt wanneer iets een risico is en wanneer niet?

Het systeem biedt professionals en hulpverleners de mogelijkheid hun zorg over een jongere door middel van een signaal kenbaar te maken aan ketenpartners. Een signaal is 2 jaar geldig. Er wordt bij afgifte van het signaal automatisch een einddatum opgevoerd van 2 jaar na afgifte.
Het is altijd aan de professionaliteit en de verantwoordelijkheid van de hulpverlener/professional zelf om de afweging te maken een signaal wel of niet af te geven.

Hoe weet de signaalgever of een signaal afgegeven moet worden?

Voor de signaalgevers is een korte handwijzer opgesteld waarin op een eenvoudige wijze is vastgelegd hoe de signaalgever moet omgaan met het afgeven van signalen. Deze handwijzer is beschikbaar voor deelnemende instellingen.
Als er een match wordt gemaakt, is er contact tussen signaalgevers en de ketencoördinator. In dat overleg wordt vervolgens informatie gedeeld over het signaal.
Zie tevens www.handreikingmelden.nl.

Hoe worden de signalen opgevolgd?

De betrokken ketenpartners zullen in onderling overleg afstemmen hoe de signalen worden opgevolgd. Zorg voor Jeugd wijst automatisch een organisatie aan die de ketencoördinatie op zich neemt wanneer meer dan één instelling betrokken is. De ketencoördinator en de signaalgever hebben een gedeelde verantwoordelijkheid voor het opvolgen van de signalen. De automatische aanwijzing is gebaseerd op de afspraken die met de betreffende instellingen zijn gemaakt in het kader van het convenant ketencoördinatie.

Is een signaal hetzelfde als een melding bij Veilig Thuis?

Het signaleringssysteem Zorg voor Jeugd is vooral gericht op het vroegtijdig signaleren van risico’s bij jeugdigen. Een melding bij Veilig Thuis blijft dus bestaan en dient door iedereen conform de richtlijnen te worden uitgevoerd.
Uitgangspunt dat dubbel melden vooralsnog de meest aangewezen weg is.

Een registratie in Zorg voor Jeugd heeft niet hetzelfde doel als een melding bij Veilig Thuis. Het doel van het Zorg voor jeugd is het op gang brengen van samenwerking rondom jeugdigen tot 23 jaar en gezinnen die risico’s lopen en waarvan men oordeelt dat de samenwerking onvoldoende tot stand komt zonder de registratie in Zorg voor Jeugd. Zorg voor Jeugd zelf is een hulpmiddel om de samenwerking te faciliteren. Een registratie in Zorg voor Jeugd kan zonder het doen van een melding bij Veilig Thuis.

Als er vermoedens zijn van mogelijk kindermishandeling, dan dient men de stappen uit de meldcode te volgen. Deze kunnen uiteindelijk leiden tot een melding bij Veilig Thuis. Na het doen van een Veilig Thuis melding wordt een onderzoek gestart naar de melding. Als je een melding doet bij Veilig Thuis heb je logischerwijs al eerder een signaal afgegeven in het Zorg voor Jeugdsysteem om via een match met andere hulpverleners of signaalgevers rond het kind in contact te komen.

Klik hier voor het verschil en samenhang tussen het Zorg voor Jeugdsysteem en de melding bij Veilig Thuis.

Hoe is de follow-up van signalen geregeld op scholen en peuterspeelzalen tijdens schoolvakanties?

Als de school/peuterspeelzaal vanwege vakantie gesloten is, worden er vanzelfsprekend ook geen signalen afgegeven.
Hoe de school/peuterspeelzaal de bereikbaarheid geregeld heeft rondom crisissituaties is een interne aangelegenheid.
De ketencoördinerende organisaties hebben dan de verplichting om, gegeven de situatie, te handelen.

Mag je anoniem signalen afgeven?

Nee, je kan alleen als gebruiker signalen afgeven in Zorg voor Jeugd. Dat is nooit anoniem.

Wat te doen als je je ernstig zorgen maakt over een kind?

De signaalgever is bij het afgeven van een signaal over een jeugdige verplicht zelf direct telefonisch contact te leggen met de ketencoördineerde instelling.
Als het een eerste signaal over een kind betreft, dan moet je als signaalgever handelen zoals je altijd doet. Bijvoorbeeld een melding bij Veilig Thuis doen als het om kindermishandeling gaat.

Als bijvoorbeeld een school een signaal wil afgeven over een jeugdige en er zijn nog geen signalen of ketenregistraties van deze jeugdige. Wat gebeurt er dan?

Dan moet de signaalgever, zoals ook nu het geval is, zelf actief handelen en contact leggen met bijvoorbeeld maatschappelijk werk/thuiszorg e.d.
Het signaal blijft wel in het systeem. Zorg voor Jeugd geeft ook een bericht terug aan de signaalgever, waarin staat dat er geen andere instellingen betrokken zijn en dat het initiatief van handelen dus ligt bij de signaalgever.

Wat gebeurt er als twee organisaties een (eerste) signaal afgeven? Bijvoorbeeld PSZ en de school. Ziet dan de ene instelling dat er een eerder signaal is geweest en door wie?

En wordt dan automatisch een ketencoördinator aangewezen volgens de beslisregels. De beide instellingen die het signaal hebben afgegeven, krijgen hierover een email. Bovendien zien ze na het opslaan van het signaal, direct welke instellingen eerder een signaal hebben afgegeven.

Wat gebeurt er bij ‘misbruik’ van signalen? Wat als instellingen worden overstelpt met signalen?

Er wordt vanuit gegaan dat iedereen hier professioneel mee om gaat. De ketencoördinator zal contact leggen met de signaalgever. De signaalgever zal dan moeten uitleggen waarom hij of zij een signaal heeft afgegeven. Deze procedure waarborgt dat signaalgevers het gebruik van signalen misbruiken. Daarnaast beschikken de signaalgevers over een handwijzer waarin een eenvoudige richtlijn is uitgewerkt met betrekking tot het geven van signalen.

Hoe lang blijven signalen in het systeem zitten?

Signalen krijgen een houdbaarheid van 2 jaar mee. Deze einddatum kan wel eerder worden beeindigd maar niet verder in de toekomst worden gezet. Als er na deze 2 jaar nog steeds zorgen zijn moet er een nieuw signaal worden afgegeven.

Daarnaast kan het zo zijn dat de verantwoordelijk ketencoördinator op een bepaald moment de ketenregistratie en signalen beeindigd in het systeem. Dat gebeurt op het moment dat geen zorgen meer bestaan over de jeugdige. Wanneer de ketenregistraties en signalen worden beeindigd, zakken de registraties naar de historie binnen de database. Op het moment dat er binnen 5 jaar weer een nieuwe ketenregistratie en/of signaal wordt afgegeven over deze jeugdige, zijn de oude signalen en registraties uitgegrijsd zichtbaar.
Als het langer dan 5 jaar geleden is, is dit niet meer zichtbaar en kan niet worden gezien of een jongere historie heeft in Zorg voor Jeugd.

Kan ik als signaalgever ook in het systeem nagaan of er over de jeugdige al eerder een signaal is afgegeven, zonder dat ik zelf een signaal afgeef?

Nee, dat kan niet. Het overzicht van afgegeven signalen over een jeugdige wordt pas zichtbaar nadat een signaal is afgegeven. De signaalgever beschikt dus niet over de bevoegdheid om te kunnen raadplegen in alle signalen.

Mag je toch een signaal afgeven als de ouders en/of de jeugdigen het daar niet mee eens zijn?

In het privacy-advies staat duidelijk vermeld dat het informeren van ouders/wettelijke vertegenwoordigers toereikend is. Als u dat noodzakelijk vindt, kunt u ook een signaal afgeven als de ouders het daar niet mee eens zijn.
In het convenant is geregeld hoe ouders/wettelijke vertegenwoordigers bezwaar kunnen maken als zij het hier niet mee eens zijn.

 

Verbetering ketensamenwerking

Is het signaleringssysteem Zorg voor Jeugd systeem een waarborg voor betere samenwerking en afstemming in de keten? De jeugdzorg staat bekend als verkokerd. Kan dit systeem daarmee afrekenen?

Het is een illusie om te denken dat een geautomatiseerd systeem alleen kan zorgen voor meer ketensamenwerking. Daar is inzet en betrokkenheid van mensen voor nodig. Wél kan het systeem de sluitende aanpak van jeugdbeleid ondersteunen. Omdat het ketenpartners inzicht geeft in elkaars betrokkenheid, weten zij elkaar in een vroeg stadium te vinden en kunnen zij acties op elkaar afstemmen. Uit het draagvlakonderzoek dat in Helmond is gehouden blijkt dat een het systeem een positief effect heeft op de samenwerking. Het systeem moet dan wel zorgvuldig en in goed overleg met de betrokken instellingen worden ingevoerd.

Hoe groot is de bereidheid van instellingen om informatie over cliënten met anderen te delen?

Wij realiseren ons dat de invoering van het signaleringssysteem Zorg voor Jeugd alleen met inbreng en inzet van ketenpartners kan plaatsvinden. Dat is waarom de jeugdzorg zelf actief betrokken is bij de ontwikkeling van het systeem.
In het systeem zelf wordt geen inhoudelijke informatie met elkaar gedeeld. Centraal staat het bevorderen van ketensamenwerking. Daarover zijn alle partijen bereid mee te denken. Welke informatie vervolgens met wie en met welk doel wordt gedeeld is, wordt met de ketenpartners onderling besproken. In de proeftuin in Helmond bleek dat hulpverleners in het belang van een adequate zorg aan jeugdigen graag informatie delen. De hulpverlener zelf bepaalt welke informatie in het belang van het kind/gezin wel en niet gedeeld wordt.

Werkdruk/administratie

Hulpverleners van zorginstellingen zijn al veel tijd kwijt met administratieve handelingen. Door Zorg voor Jeugd krijgen ze er wéér een administratieve taak bij.

Zorg voor Jeugd is bedoeld om snel en efficiënt informatie uit te wisselen. Bij het ontwikkelen van het systeem – dat in nauwe samenwerking met hulpverleners is gebeurd – was een belangrijke eis dat het systeem gebruiksvriendelijk is en geen extra administratieve werkdruk oplevert. De hulpverleners worden via een mailbericht automatisch geïnformeerd als een nieuwe instelling een hulpvraag heeft geregistreerd of een signaal heeft afgegeven. Het grote voordeel is dat hulpverleners elkaar meteen weten te vinden. In het mailbericht staat de naam van de instelling en de naam van de hulpverlener (telefoonnummer en emailadres). Het opvoeren van een signaal kost nagenoeg geen tijd.

Gaan zorginstellingen nu een dubbele administratie voeren?

Nee. In eerste aanleg is het signaleringssysteem Zorg voor Jeugd een eenvoudige methode om ketensamenwerking te ondersteunen. Het geeft ketenpartners inzicht in elkaars betrokkenheid bij een cliënt. Daarnaast is er een functie waarmee eventuele problemen en risico’s in de omstandigheden van een cliënt snel kunnen worden gedeeld. Zorginstellingen blijven daarnaast gewoon hun eigen dossieradministratie voeren. In de meeste gevallen worden de systemen van de instellingen gekoppeld aan het signaleringssysteem Zorg voor Jeugd, waardoor de ‘dat’-informatie over een jeugdige automatisch in het signaleringssysteem komt te staan. Het systeem Zorg voor Jeugd biedt dus aanvullende functionaliteiten die vrijwel niet beschikbaar zijn in de systemen van de instellingen.

Aan deze vragenlijst kunnen geen rechten worden ontleend.