Het signaleringssysteem Zorg voor Jeugd kent de volgende functies.
Het registeren van een jeugdige door een instelling. Op een eenvoudige gebruikersvriendelijke wijze worden jeugdigen geregistreerd met behulp van het systeem. Het betreft een ketenregistratie waarmee wordt vastgelegd dat een jeugdige bekend is bij de instelling. Het betreft dus geen signaal. Het systeem beschikt over de mogelijkheid om de registratiesystemen van de instellingen te koppelen met het signaleringssysteem. Registraties kunnen dus handmatig en gekoppeld met het registratiesysteem van de instelling verwerkt worden.
Een eenvoudige functie waarmee de professional een signaal kan vastleggen (instelling, naam specialist en zwaarte van het signaal). De professional zelf geeft met het signaal aan dat er een gebeurtenis heeft plaatsgevonden waar mogelijke risico’s uit kunnen voortvloeien. Omgevingsrelatie: Het systeem beschikt over een functie waarmee de hulpverlener kan aangeven dat er wat aan de hand is in het gezin van het kind (dat kan door bijvoorbeeld een relatie te leggen naar de vader).
Er vindt een directe automatische berichtenuitwisseling plaats via e-mail wanneer registraties en signaleringen worden gedaan. Alle betrokken professionals in de keten rondom één jeugdige worden automatisch via de mail geïnformeerd over de nieuwe ketenregistratie en/of signaal. De volgende informatie wordt via de mail uitgewisseld (naam instelling, naam professional, telefoonnummer en emailadres professional, naam van de jeugdige en een urgentiecode). Inhoudelijke informatie wordt niet verspreid
Onder ketencoördinatie wordt verstaan alle activiteiten gericht op het regisseren, verbinden, afstemmen en bewaken van de organisatie en uitvoering van de hulpverlening aan een jeugdige op het moment dat in het kader van Zorg voor Jeugd meerdere instellingen betrokken zijn bij een en dezelfde jeugdige. Ketencoördinatie heeft als doel om een adequaat hulpaanbod te geven aan de jeugdige en (vroegtijdige) risico’s te voorkomen. De verdeling van verantwoordelijkheden en bevoegdheden is formeel vastgelegd in het convenant Zorg voor Jeugd. Daarin is ook geregeld wie in eerste instantie door het systeem wordt aangewezen voor het uitvoeren van de ketencoördinatie en welke spelregels de ketencoördinator in acht moet nemen.
De ketencoördinator kan acties uitzetten die uitgevoerd moeten worden door de hulpverleners. De ketencoördinator kan de voortgang van deze acties bewaken. De hulpverlener kan aanvinken dat een actie is uitgevoerd. Daarnaast kan de hulpverlener aangeven wat gedaan is met de actie. Deze tekst is alleen zichtbaar voor de betreffende hulpverlener.
Het geven van inzicht in het aantal registraties en signalen en het periodiek rapporteren over deze registraties. Enkele voorbeelden hiervan zijn: Overzicht van het aantal keren dat meerdere organisaties betrokken zijn Overzicht van aantal (nieuwe) registraties in een bepaald tijdvak in een bepaald postcodegebied Overzicht aantallen afgesloten registraties in bepaald tijdvak Overzicht van het aantal jeugdigen waar instelling X de coördinatie voor levert
Alle functies die nodig zijn om het systeem goed te kunnen beheren op verschillende niveaus.
De webapplicatie Zorg voor Jeugd is door de gemeente Helmond ontwikkeld in samenwerking met Inter Access. De applicatie wordt centraal via het internet beschikbaar gesteld en is door een browser, bijvoorbeeld Internet Explorer, te benaderen via een link. Het technische beheer van de applicatie en het hosten van de applicatie en de gegevens wordt buiten de gemeente door PinkRoccade local government uitgevoerd (Application Service Providing genoemd, ASP).
De applicatie is gebouwd op en rond de nieuwste Oracle 10g technologie. Hierin wordt een database gebruikt om de applicatiegegevens te bewaren. Een applicatieserver wordt gebruikt om deze over het internet aan te bieden. Een webcache en een firewall zorgen voor de beveiliging en ontsluiting naar het internet.
Een ander belangrijke component van Zorg voor Jeugd is de webservice, waarmee beveiligd automatisch signalen en ketenregistraties aan Zorg voor Jeugd kunnen worden aangeboden. Deze aangeboden signalen en ketenregistraties worden automatisch in Zorg voor Jeugd verwerkt en via de webapplicatie van Zorg voor Jeugd beschikbaar gesteld aan de hulpverleners. Hiermee kunnen deelnemende organisaties de invoer van signalen en ketenregistraties vanuit hun eigen primaire systemen geautomatiseerd laten verlopen