Onder zorgcoördinatie wordt verstaan alle activiteiten gericht op het regisseren, verbinden, afstemmen en bewaken van de organisatie en uitvoering van de hulpverlening aan een jeugdige op het moment dat in het kader van Zorg voor Jeugd meerdere instellingen betrokken zijn bij een en dezelfde jeugdige.
In de Hoeksche Waard zijn in samenwerking met de hulpverlenende instellingen beslisregels opgesteld op grond waarvan het systeem automatisch de instelling aanwijst die in eerste instantie verantwoordelijk wordt voor de zorgcoördinatie. Het Centrum voor Jeugd en Gezin vervult in de Hoeksche Waard een cruciale rol in de coördinatie van zorg. De regisseur sluitende aanpak heeft deze taak als verdeelpunt op zich genomen en vervanging is geregeld bij Careyn.
De melding komt automatisch binnen in het Centrum voor Jeugd en Gezin, op een centraal e-mailadres bij de regisseur sluitende aanpak.
Wanneer Bureau Jeugdzorg betrokken is in de casus, komt de melding automatisch binnen bij Bureau Jeugdzorg. Bureau Jeugdzorg is dan verantwoordelijk voor de zorgcoördinatie.
Wanneer Bureau Jeugdzorg niet betrokken is in de casus, wordt de zorgcoördinatie in eerste instantie toegewezen aan de regisseur sluitende aanpak. Op grond van een verkennende probleemanalyse wordt in overleg met het MDT de instelling aangewezen die op grond van de probleemanalyse het beste geëquipeerd is om de taak zorgcoördinatie uit te voeren.
Indien twee of meer instellingen bij een jeugdige betrokken zijn, is zorgcoördinatie van toepassing.
Ook wanneer het signaal urgent wordt afgegeven, is zorgcoördinatie van toepassing.
Uitgangspunt van de zorgcoördinatie is dat deze zo vroeg mogelijk wordt ingezet en niet zwaarder is dan noodzakelijk. De verantwoordelijke zorgcoördinator beoordeelt of en zo ja, welke maatregelen uitgevoerd moeten worden om de zorgen en/ of risico‟s van de jongere te beperken. ‘
Deze zorgcoordinator is verantwoordelijk voor de volgende taken:
1. Het bijeenbrengen van bestaande inhoudelijke informatie over de betreffende jeugdige of gezin en door middel van een risicotaxatie bepalen of er sprake is van een (dreigende) balansverstoring, alsmede waarborgen dat alle betrokkenen over relevante informatie kunnen beschikken.
2. Er voor zorgen dat alle betrokken zorgverleners tijdig met elkaar afstemmen en afspreken wie wat moet doen om in kaart te krijgen welke ondersteuning nodig is.
3. Er voor zorgen dat het plan optimaal de eigen kracht van en het draagvlak bij het gezin en zijn sociale omgeving benut.
4. Er voor zorgen dat zonodig ook voorzieningen die buiten het zorgdomein op het terrein van huisvesting, onderwijs, veiligheid en werk en inkomen liggen, worden ingeschakeld.
5. Het afspreken en vastleggen in één plan wat het voor het gezin te behalen resultaat is en wie wat moet doen om bij te dragen aan het behalen van dit resultaat.
6. Er voor zorgen dat de uitvoering van het plan coherent en volgens afspraak verloopt.
7. Het bewaken van de kwaliteit van de (coördinatie van de) zorg, met name wanneer in een individueel geval het zwaartepunt bij een andere hulpverlener ligt en nagaan of met de uitvoering van het plan het gewenste resultaat wordt bereikt.
8. Er voor zorgen dat na uitvoering van het plan goede overdracht plaatsvindt ten behoeve van verdere nazorg (warme overdracht) en expliciet vastleggen dat de coördinatie van de zorg beëindigd wordt.
9. Indien nodig: er voor zorgen dat burgemeester en wethouders worden ingeschakeld als de voorgaande stappen niet goed dan wel niet snel genoeg worden uitgevoerd vanwege onvoldoende medewerking van een instantie (escalatiemodel).
10. Indien nodig: er voor zorgen dat het Bureau Jeugdzorg (of het AMK) wordt ingeschakeld als de voorgaande stappen niet goed of niet snel genoeg worden uitgevoerd vanwege onvoldoende medewerking van de betreffende jeugdige of gezin (start traject kinderbeschermingsmaatregel).
Hieruit volgt dat de intensiteit van de zorgcoördinatie afhankelijk is van de aard van de situatie van de jeugdige en de kwaliteit van de samenwerking en hulpverlening van de reeds betrokken partijen.
Vanzelfsprekend is de vigerende wetgeving en regelgeving van toepassing op de zorgcoördinatie. Van de zorgcoördinator wordt verwacht dat actief gebruik gemaakt wordt van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden die zijn belegd bij specifieke functionarissen als dat noodzakelijk is voor het bieden van adequate en tijdige hulpverlening aan een jeugdige en/ of gezin.
De kwaliteit van de zorgcoördinatie is als volgt gewaarborgd:
• De taken en kwalificaties van de zorgcoördinator zijn vastgelegd.
• Er is een werkmethodiek en training ontwikkeld voor de zorgcoördinator.
• De implementatie is in nauw overleg met de directies van de instellingen georganiseerd.
• Door monitoren kunnen gemeenten zien of afspraken worden nagekomen.
• Wanneer een zorgcoördinator zijn of haar taken niet volgens afspraken uitvoert zullen de betrokken hulpverleners en signaalgevers de zorgcoördinator daarop aanspreken. Het systeem heeft een “zuiverende” werking.
In het convenant is een escalatieprocedure opgenomen, waarin is vastgelegd hoe de zorgcoördinator moet handelen als hulpverleners het onderling niet eens worden.
Escalatieprocedure
Op het moment dat de zorgcoördinator door verschil van mening met de betrokken hulpverleners niet in staat is een plan van aanpak op te stellen voor een jeugdige, treedt de escalatieprocedure in werking. De procedure is gericht op het proces van de zorgcoördinatie en niet op crisissituaties.
In conflicten met betrekking tot de zorgcoördinatie wordt de volgende escalatieprocedure gehanteerd:
1. de zorgcoördinator schakelt de regisseur sluitende aanpak in;
2. de regisseur sluitende aanpak schakelt binnen twee werkdagen de betrokken directies in met het doel heldere afspraken te maken over het hulpaanbod en de inspanningsverplichtingen van de deelnemende instellingen. De directeuren van de deelnemende instellingen komen binnen twee werkdagen tot een uitspraak;
3. indien de directeuren niet binnen twee werkdagen tot overeenstemming komen, legt de regisseur sluitende aanpak de knelpunten binnen twee werkdagen voor aan de coördinerend wethouder jeugd van de betreffende gemeenten;
4. de coördinerend wethouder jeugd stemt af met de verantwoordelijke bestuurder van de betreffende gemeente waar de jeugdige ingeschreven staat;
5. de portefeuillehouder legt zijn uitspraak binnen twee werkdagen als opdracht terug bij de verantwoordelijke directeur;
6. de verantwoordelijke directeur informeert dezelfde dag de betrokken directieleden;
7. de verantwoordelijke directeur geeft op dat moment ook de zorgcoördinator opdracht het besluit uit te voeren in goed overleg met de betrokken hulpverleners.
De escalatieprocedure is adequaat ingericht. De processtappen, de tijdlimieten en de betrokken functionarissen zijn nauwgezet omgeschreven. De praktijk zal duidelijk maken of de procedure echt zal werken.